Datenschutz im Portal

Was das Portal über dich speichert, wofür, wer es sieht und wie lange – kurz und verständlich.

Verantwortlich

BASIKNET GmbH, Kalckreuthstr. 4, 10777 Berlin
Fragen zum Datenschutz: info@basiknet.de

Welche Daten, wofür?

Anmeldung und Konto: Name, Firmen-E-Mail, Position und Telefon aus deinem Microsoft-365-Konto sowie deine Rollen im Portal – damit du dich anmelden kannst und die Tools wissen, wer du bist.
Meine Daten: Adresse, Personalnummer, Kennzeichen und Büroadresse – für Reisekosten-Abrechnungen und deine digitale Visitenkarte. Du kannst sie jederzeit selbst ändern.
Reisekosten: Reisen, Strecken, Kosten und Belege – für die Erstattung und die gesetzliche Dokumentation.
Urlaub & Abwesenheit: Zeiträume, Art, Vertretung, Bemerkung und die Entscheidung darüber – für die Urlaubsplanung und dein Urlaubskonto.
Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten. Gespeichert werden der Zeitraum und ggf. deine Bemerkung – bitte keine Diagnosen eintragen. Die Art „Krank“ sehen nur du und die Chefs; alle anderen (auch Admins ohne Chef-Rolle) sehen nur „abwesend“.
QR-Codes: die Inhalte deiner gespeicherten Codes und ggf. hochgeladene Logos.
Benachrichtigungen: Hinweise in der Glocke, z. B. zu Anträgen.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Durchführung deines Beschäftigungsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Krankmeldungen verarbeiten wir zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG).

Wer sieht was?

Deine eigenen Reisekosten und QR-Codes siehst nur du.
Im Teamkalender sehen alle, wann jemand abwesend ist; die Art nur, wenn sie nicht privat ist.
Chefs sehen Anträge und Krankmeldungen, über die sie entscheiden bzw. informiert werden.
Admins verwalten Konten und Rollen.

Dienstleister

Hosting: ALL-INKL.COM (Server in Deutschland), Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Anmeldung: Microsoft (Microsoft 365 / Entra ID) – nur Anmeldung und das eigene Profil, keine Mails, Kalender oder Dateien.
km-Vorschlag: Beim Erfassen einer Reise werden die Ortsangaben – bei „Zuhause“ deine Wohnadresse aus „Meine Daten“ – an die freien Dienste OpenStreetMap (Nominatim) und OSRM gesendet, um die Strecke zu berechnen, ohne deinen Namen.

Es gibt kein Tracking und keine Werbung. Das Portal setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.

Wie lange?

Diese Fristen setzt derzeit die Verwaltung um (Löschen bzw. Deaktivieren durch Admins); eine automatische Löschung ist geplant.

Benutzerkonto und „Meine Daten“: solange du bei uns arbeitest; nach dem Ausscheiden wird der Zugang deaktiviert und die Daten werden gelöscht, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht
Reisekosten-Abrechnungen und Belege: für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (derzeit in der Regel bis zu 8 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres)
Urlaubsanträge und Abwesenheiten: bis zum Ende des dritten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres
Krankmeldungen: bis zum Ende des auf die Abwesenheit folgenden Kalenderjahres (Zeitraum und ggf. Bemerkung, keine Diagnosen)
Benachrichtigungen: 6 Monate
Anmelde-Sitzungen: bis zur Abmeldung bzw. spätestens 10 Stunden ohne Aktivität

Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen, falsche Daten berichtigen (vieles direkt unter „Meine Daten“), Löschung oder Einschränkung verlangen und der Verarbeitung widersprechen, soweit keine Pflicht zur Speicherung besteht. Wende dich dafür an info@basiknet.de. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.